מדיניות פרטיות

1 מי אנחנו ועל מה חלה המדיניות

1.1 מדיניות זו מתארת איזה מידע אישי מעובד במערכת "לוח שפ"ח 360", למה, איך הוא מוגן ומה הזכויות שלכם. המערכת מופעלת על ידי דניאלה רוסו (להלן: "המפעיל").

1.2 המערכת משמשת שירותים פסיכולוגיים חינוכיים (שפ"חים) ו/או את הרשות המקומית או המועצה שבה הם פועלים (להלן: "הלקוח") לתיאום לוח הזמנים של אנשי הצוות.

2 תפקידים לפי החוק

2.1 לגבי הנתונים של אנשי הצוות שהלקוח מזין למערכת, הלקוח הוא בעל השליטה במאגר והמפעיל הוא מחזיק, כמשמעותם בחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981. המפעיל מעבד את הנתונים רק בשם הלקוח, לפי הוראותיו ולמטרת מתן השירות.

2.2 לגבי מידע שהמפעיל אוסף בעצמו, כמו פרטי בקשת הצטרפות, פרטי איש הקשר והאדמין של הלקוח, ויומני אבטחה, המפעיל הוא בעל השליטה במאגר.

3 איזה מידע נאסף

3.1 על אנשי צוות (מוזן על ידי הלקוח או על ידי איש הצוות עצמו): שם פרטי ושם משפחה, מין (לצורך פנייה בלשון הנכונה), תפקיד ומעמד מקצועי, הרשאות, דואר אלקטרוני וטלפון (אם הוזנו), יום ההולדת (יום וחודש בלבד, אם הוזן), ימי ושעות עבודה, היקף משרה, שיבוצים למסגרות וזוגות הדרכה.

3.2 לוח הזמנים: פעילויות, הדרכות, פגישות והזמנות לפגישה (כולל נושא, תשובות וסיבת דחייה אם נכתבה), והיעדרויות (סוג ההיעדרות, למשל יום מחלה או יום חופש, תאריכים ושעות, ללא פרטים רפואיים).

3.3 פעילות אישית: פעילות שאיש צוות מסמן כאישית מוצגת רק לו. שאר המשתמשים בשפ"ח מקבלים מהשרת רק את העובדה שהזמן תפוס ואת השעות, ללא שם הפעילות. המפעיל, בגישה לצורך תמיכה ותפעול (סעיף 5.3), יכול לראות גם את תוכנה.

3.4 מידע טכני ואבטחה: יומן כניסות מוצלחות למערכת (מי נכנס, מתי, מאיזו כתובת IP, ואישור תנאי השימוש בכל כניסה, כולל גרסת התנאים שאושרה). בנוסף נשמרים מוני ניסיונות כניסה כושלים, לפי משתמש ולפי כתובת IP, לצורך מניעת פריצה.

3.5 בקשת הצטרפות: שם השפ"ח, המחוז, מספר אנשי הצוות, פרטי הפונה (שם, מעמד מקצועי, טלפון ודואר אלקטרוני), הערה אם נכתבה, ואישור התנאים עם מועד האישור וגרסת התנאים.

3.6 התראות: אם משתמש אישר התראות בטלפון או בדפדפן, נשמר מזהה טכני של המכשיר לצורך שליחת ההתראה.

3.7 מידע שאסור להזין: המערכת אינה מיועדת למידע על תלמידים, מטופלים או הוריהם, ואסור להזין מידע כזה (ראו סעיף 4 בתנאי השימוש).

4 למה המידע משמש

4.1 המידע משמש אך ורק כדי להפעיל את השירות: הצגת הלוחות, חישוב משבצות פנויות ובדיקת התנגשויות, שליחת הזמנות, התראות ומיילים שקשורים לשירות (הזמנה למערכת, איפוס סיסמה, תזכורות על חידוש מנוי), תמיכה טכנית, אבטחה, ומניעת שימוש לרעה.

4.2 איננו משתמשים במידע לפרסום, איננו מוכרים אותו, איננו בונים עליו פרופילים, ואיננו משתמשים בכלי אנליטיקה או מעקב.

5 מי רואה את המידע

5.1 בתוך השפ"ח, המידע מוצג לכל משתמש לפי ההרשאות שלו, ותוכן אישי או מוגן מוסתר ממי שאינו מורשה. למשל, בפגישה שאושרה ושלא הוזמן אליה, משתמש רואה רק את המועד ומי משתתף, ללא הנושא וההערות.

5.2 כל שפ"ח מופרד מהאחרים. משתמש בשפ"ח אחד אינו יכול לראות נתונים של שפ"ח אחר.

5.3 המפעיל, לצורך תמיכה טכנית ותפעול בלבד, יכול לגשת לכל נתוני השפ"ח, לרבות תוכן שמוסתר ממשתמשים אחרים. גישה כזו נרשמת.

6 ספקי שירות

לצורך הפעלת המערכת אנו נעזרים בספקים הבאים. כל אחד מקבל רק את מה שנדרש לתפקידו:

• Cloudflare: אירוח האתר, הפעלת השרת, הצפנת התקשורת והגנה מפני התקפות.
• Google Cloud (Firestore): מסד הנתונים שבו נשמרים נתוני המערכת. השרתים ממוקמים באירופה (אזור eur3).
• Resend: שליחת הודעות דואר אלקטרוני של המערכת.
• שירותי ההתראות של הדפדפן או של מערכת ההפעלה (Google, Apple, Mozilla, Microsoft): העברת התראות למי שאישר אותן.

חלק מהספקים מאחסנים או מעבדים מידע מחוץ לישראל. העברת המידע נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה).

7 עוגיות ואחסון בדפדפן

7.1 המערכת משתמשת בעוגיות הכרחיות בלבד, לצורך התחברות וניהול ההתחברות (לחשבון המפעיל יש עוגייה נפרדת). העוגיות מוגנות (HttpOnly, Secure, SameSite=Strict), אינן נגישות לקוד בדף ואינן משמשות למעקב.

7.2 בנוסף נשמרת בדפדפן העדפת תצוגה בלבד (הלוח האחרון שנבחר). אין עוגיות פרסום, אנליטיקה או צד שלישי.

8 שמירה ומחיקה

• יומן הכניסות נשמר 90 יום ונמחק אוטומטית.
• מוני ניסיונות כניסה כושלים, כולל כתובת ה-IP, נמחקים אוטומטית אחרי יום.
• הזמנה לפגישה שנדחתה או שפג תוקפה נמחקת 7 ימים לאחר מכן.
• לוח של שנת לימודים שהסתיימה נשמר בארכיון לקריאה בלבד, כדי שהלקוח יוכל לחזור אליו, כל עוד הלקוח פעיל.
• מידע שנמחק במערכת נמחק מהמסד בפועל.
• בסיום ההתקשרות הגישה מושהית והנתונים נשמרים, כדי לאפשר ללקוח לחזור בעתיד. אין מחיקה אוטומטית.
• לבקשת הלקוח בכתב, כל נתוני השפ"ח נמחקים, לרבות יומן הכניסות, למעט מידע שחובה לשמור על פי דין.

9 הזכויות שלכם

9.1 לפי חוק הגנת הפרטיות, עומדת לכם הזכות לעיין במידע עליכם ולבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן.

9.2 מאחר שהלקוח (השפ"ח או הרשות) הוא בעל השליטה בנתוני אנשי הצוות, בקשות לגבי נתונים אלה מומלץ להפנות קודם לאדמין של השפ"ח. אפשר לפנות גם אלינו, ונעביר את הבקשה ללקוח ונסייע לו לטפל בה.

9.3 פנייה: tmicha360@clinikaplus.com. נטפל בפנייה בתוך המועדים הקבועים בדין.

10 אבטחת מידע ואירועי אבטחה

10.1 אנו מיישמים אמצעי אבטחה בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017. פירוט בדף אבטחת מידע.

10.2 במקרה של אירוע אבטחה חמור, נודיע ללקוח ללא דיחוי, ונפעל יחד איתו לפי חובות הדיווח שבדין.

11 קטינים

המערכת מיועדת לאנשי צוות מבוגרים בלבד. היא אינה מיועדת לאיסוף מידע על קטינים, אינה מבקשת מידע כזה, והזנתו אסורה.

12 שינויים במדיניות

עדכון מהותי יפורסם במערכת ויימסר לאדמין של הלקוח מראש.

13 יצירת קשר

דניאלה רוסו | tmicha360@clinikaplus.com